CFO Network in PRESA

Ce trebuie sa stiti cand plecati in delegatie


Ce documente trebuie să ai obligatoriu ca să-ți poți deduce cheltuielile cu delegațiile

 

 

Articol publicat in Avocatnet.ro

 

http://www.avocatnet.ro/content/articles/id_43387/Deplas%C4%83ri-interne-Ce-documente-trebuie-s%C4%83-ai-obligatoriu-ca-s%C4%83-%C8%9Bi-po%C8%9Bi-deduce-cheltuielile-cu-delega%C8%9Biile.html

 

 

Companiile trebuie să fie foarte atente atunci când pregătesc documentațiile necesare delegațiilor în țară, în condițiile în care, la control, Fiscul verifică aceste aspecte, iar lipsa unor acte îi poate determina pe inspectorii fiscali să reclasifice anumite cheltuieli cu deplasările ca nedeductibile.

 

Erori fiscale întâlnite des, care pot genera probleme cu ANAF în privința deplasărilor interne:

 

Nu completează ordinul de deplasare;
Nu se întocmesc rapoarte de activitate privind deplasările;
Nu se justifică cheltuielile ocazionate de delegație;
Se reglează necorespunzător a sumelor primite de angajat ca diurnă.

 

Ce documente trebuie întocmite pentru o delegație?

 

Pentru orice deplasare în interiorul țării, angajatul trebuie să completeze „Ordinul de deplasare cod 14-5-4”, conform Ordinului MFP 2634/2015.

 

Ordinul de deplasare:

trebuie semnat și aprobat de conducerea companiei,
nu trebuie semnat și de către clienții/companiile unde s-a făcut deplasarea.


Cum și când se completează „Ordinul de deplasare”?

 

La întoarcerea din delegație angajatul trebuie să completeze „Ordinul de deplasare”, la care va atașa documentele justificative pentru cheltuielile efectuate în timpul delegației (cazare, diverse cheltuieli făcute în scopul activității companiei).

Atenție! Suma primită ca diurna nu trebuie justificată, aceasta fiind folosită pentru procurarea hranei și a transportului în localitate, de către angajat.

 

În cât timp se depune „Ordinul de deplasare” la societate?

 

Nu există o reglementare legală referitoare la perioada în care „Ordinul de deplasare” trebuie completat de către angajat.

Aceasta dată se poate reglementa prin norme interne ale companie - de regulă perioada nu depășește 7 zile calendaristice de la întoarcerea din delegație.

 

Cum se reglează sumele primite de angajat?

 

În cazul în care angajatul a primit o sumă de bani mai mare decât suma justificată prin documente, acesta va restitui suma către casierie, care va emite chitanță.

Dacă angajatul a cheltuit în deplasare o sumă de bani mai mare decât cea primită, diferența se va restitui de către casierie care va emite o dispoziție de plată.

 

Cum justifică firma că deplasările sunt făcute în interesul activității?

 

Organele fiscale pot să reclasifice cheltuielile cu deplasările, considerându-le cheltuieli nedeductibile, dacă societatea nu reușeste să demonstreze utilitatea acestora.

În acest scop, compania trebui să întocmească rapoarte prin care se prezintă:

obiectivele întâlnirilor,
rapoarte de prospectare a pieței,
contracte încheiate în timpul delegației etc.