Cum sa-ti construiesti sistemele de control din cadrul companiei
In articolul publicat in Avocatnet.ro explicam metodele prin care o companie poate sa-si construiasca sisteme de control.
Aceste sisteme vor diminua fraudele si pierderile.
http://www.avocatnet.ro/content/articles/id_43735/avocatnet.html
Incasarea banilor numerar de la clienti, gestiunile de marfuri, achizitiile facute de companii, sunt procese care prezinta risc de frauda interna.
In functie de domeniul de activitate si de operatiunile specifice, fiecare companie trebuie sa-si construiasca sisteme de control pentru a putea preveni fraudele.
Construirea sistemului de control porneste de la identificarea riscurilor si analiza gradului acestora.
Riscurile evaluate cu grad ridicat sunt primele care trebuie eliminate.
Principalele metode pentru a crea un sistem de control eficient sunt:
Companiile trebuie sa construiasca schema tuturor proceselor operationale, de la momentul in care compania intra in contact cu potentialul client, pana la momentul in care banii sunt inregistrati in extrasul bancar.
Conducerea companiei trebuie sa evalueze riscurile companiei (operationale, financiare) si gradul in care acestea pot sa afecteze compania.
O regula de baza privind managementul riscurilor este segregarea responsabilitatilor, adica o persoana indeplineste o operatiune, iar alta verifica corectitudinea ei.
Companiile care incaseaza creantele de la clienti in numerar prezinta un grad ridicat de frauda. Pentru a diminua acest risc trebuie tinuta o evidenta riguroasa a chitantierelor aflate la persoanele care incaseaza.
De asemenea trebuie stabilita o regula privind perioada de timp la care trebuie depusi banii in conturile bancare ale societatii. Pentru a elimina acest risc este recomandabil sa se incaseze banii de la clienti prin conturile bancare.
Pentru cheltuielile facute in numerar se acorda avansuri de trezorerie. Compania trebuie sa stabileasca o procedura interna privind modul de urmarire si decontare al avansurilor de trezorerie.
Pentru companiile cu mai multe departamente este recomandat sa se tina evidenta cheltuielilor pe fiecare departament. Trebuie desemnat un responsabil de buget, de obicei seful de department, care trebuie sa ofere explicatii conducerii companiei in legatura cu modul in care se foloseste bugetul.
Companiile care au gestiuni de numerar sau bunuri trebuie sa intocmeasca proceduri privind modalitatea de inventariere. Rezultatele inventarierii sunt analizate, indicand eficienta controalelor interne déjà existente.
Companiile cu un numar ridicat de angajati si operatiuni ar trebui sa dezvolte un department de audit intern care sa dezvolte, sa implementeze si sa urmareasca sistemul de controale interne.
Pentru a avea un control al calitatii, eficientei si al preturilor pentru bunurile achizitionate de companie, trebuie sa se intocmeasca o lista cu furnizorii agreati.
Datele privind gestionarea relatiilor cu clientii, informatiile contabile, strategiile de afaceri sunt vitale pentru buna desfasurare a activitatii unei companii. De aceea trebuie implementat un sistem performant de securitate a datelor.