CFO Network in PRESA

Metode pentru evitarea fraudelor si pierderilor din companie


Cum sa-ti construiesti sistemele de control din cadrul companiei

 

 

 

In articolul publicat in Avocatnet.ro explicam metodele prin care o companie poate sa-si construiasca sisteme de control.

Aceste sisteme vor diminua fraudele si pierderile.

 

http://www.avocatnet.ro/content/articles/id_43735/avocatnet.html

 

Incasarea banilor numerar de la clienti, gestiunile de marfuri, achizitiile facute de companii, sunt procese care prezinta risc de frauda interna.
In functie de domeniul de activitate si de operatiunile specifice, fiecare companie trebuie sa-si construiasca sisteme de control pentru a putea preveni fraudele.
Construirea sistemului de control porneste de la identificarea riscurilor si analiza gradului acestora. 
Riscurile evaluate cu grad ridicat sunt primele care trebuie eliminate.
Principalele metode pentru a crea un sistem de control eficient sunt:

 

1.Analiza proceselor operationale

 

Companiile trebuie sa construiasca schema tuturor proceselor operationale, de la momentul in care compania intra in contact cu potentialul client, pana la momentul in care banii sunt inregistrati in extrasul bancar.

 

2.Evaluarea riscurilor

 

Conducerea companiei trebuie sa evalueze riscurile companiei (operationale, financiare) si gradul in care acestea pot sa afecteze compania.

 

3.Segregarea responsabilitatilor

 

O regula de baza privind managementul riscurilor este segregarea responsabilitatilor, adica o persoana indeplineste o operatiune, iar alta verifica corectitudinea ei.

 

4.Verificarea incasarilor in numerar

 

Companiile care incaseaza creantele de la clienti in numerar prezinta un grad ridicat de frauda. Pentru a diminua acest risc trebuie tinuta o evidenta riguroasa a chitantierelor aflate la persoanele care incaseaza.
De asemenea trebuie stabilita o regula privind perioada de timp la care trebuie depusi banii in conturile bancare ale societatii. Pentru a elimina acest risc este recomandabil sa se incaseze banii de la clienti prin conturile bancare.

 

5.Evidenta cheltuielilor facute in numerar

 

Pentru cheltuielile facute in numerar se acorda avansuri de trezorerie. Compania trebuie sa stabileasca o procedura interna privind modul de urmarire si decontare al avansurilor de trezorerie.

 

6.Analiza cheltuielilor pe centre de cost

 

Pentru companiile cu mai multe departamente este recomandat sa se tina evidenta cheltuielilor pe fiecare departament. Trebuie desemnat un responsabil de buget, de obicei seful de department, care trebuie sa ofere explicatii conducerii companiei in legatura cu modul in care se foloseste bugetul.

 

7.Inventarierea periodica si inopinanta a gestiunilor

 

Companiile care au gestiuni de numerar sau bunuri trebuie sa intocmeasca proceduri privind modalitatea de inventariere. Rezultatele inventarierii sunt analizate, indicand eficienta controalelor interne déjà existente.

 

8.Departament de audit intern

 

Companiile cu un numar ridicat de angajati si operatiuni ar trebui sa dezvolte un department de audit intern care sa dezvolte, sa implementeze si sa urmareasca sistemul de controale interne.

 

9.Lista cu furnizorii agreati

 

Pentru a avea un control al calitatii, eficientei si al preturilor pentru bunurile achizitionate de companie, trebuie sa se intocmeasca o lista cu furnizorii agreati.

 

10.Securitatea datelor

 

Datele privind gestionarea relatiilor cu clientii, informatiile contabile, strategiile de afaceri sunt vitale pentru buna desfasurare a activitatii unei companii. De aceea trebuie implementat un sistem performant de securitate a datelor.